การทำรับชำระผ่านเอกสารวางบิลขาย

Scenario	การทำรับชำระผ่านเอกสารวางบิลขาย
Menu Path	Nexus Add-On > Billing Add-On > AR Billing Document

เอกสาร AR Billing Document สามารถออกรายงานใบวางบิลได้โดยการกดปุ่ม (Print)

เอกสาร AR Billing Document สามารถทำรับชำระได้โดยการกดปุ่ม (Incoming Payment)

ระบบจะแสดงหน้าจอ Payment Date สำหรับระบุวันที่รับชำระ (Posting Date ในเอกสาร Incoming Payment)

โดยวันที่รับชำระ(Payment Date) จะต้องไม่เป็นวันที่ก่อนหน้าวันที่เอกสาร(Document Date)ของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดภายในใบวางบิลขาย ตามตัวอย่างคือ Document Date เป็น 07/08/23, 08/08/23 จะต้องระบุ Payment Date เป็นวันที่ 08/08/23 เป็นต้นไป หากระบุเป็นวันที่ก่อนหน้าเช่น 01/08/23 จะไม่สามารถทำรายการได้ เมื่อระบุวันที่เรียบร้อยกดปุ่ม Ok

ระบบจะแสดงหน้าจอเอกสารรับชำระ (Incoming Payment) และส่งค่าจากเอกสารวางบิลขายมาที่เอกสารรับชำระ โดย Payment Date จะมาแสดงที่ฟิลด์ Posting Date และทำการเลือกรายการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้ตามรายการในเอกสารวางบิลขาย

*โดยฟิลด์ Posting Date บนเอกสารรับชำระห้ามแก้ไขวันที่ เนื่องจากการแก้ไขวันที่จะทำให้ระบบ refresh รายการใบแจ้งนี้ใน list ทำให้ค่าการเลือกเอกสารที่ส่งมาจากเอกสารวางบิลขาย

กรณีที่การแบ่งรับชำระเงินจากเอกสารใบวางบิล

หน้าจอของเอกสารรับชำระ (Incoming Payment) จะแสดงยอดทั้งหมดของเอกสาร (Total) ยอดคงเหลือ (Balance Due) และ ยอดที่จะทำการรับชำระในงวดบิลนี้ (Total Payment)

ทำรายการรับชำระ กดปุ่ม (Payment Mean) เพื่อระบุวิธีการรับชำระ

ระบบจะแสดงหน้าต่างระบุวิธีรับชำระ (Payment Mean) โดยมีทั้งหมด 4 วิธี Check (เช็ค) Bank Transfer (โอนเงิน) Credit Card (เครดิตการ์ด) และ Cash (เงินสด)

ในตัวอย่างคือการรับชำรับผ่านวิธีการโอนเงิน ให้เลือกที่แทบ Bank Transfer ระบุรหัสบัญชี(G/L Account) และวันที่โอน(Transfer Date) แล้วคลิกขวาที่ฟิลด์ Total เลือก Balance Due ระบบจะ copy ยอดรวมทั้งหมดให้ หลังจากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยกดปุ่ม OK

เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย กดปุ่ม Add เพื่อบันทึกเอกสารรับชำระ

เอกสารรับชำระที่ถูกบันทึกรายการ จะมีฟิลด์ Bill Entry และ Bill No. (เลขที่เอกสารวางบิลขาย) กดปุ่มลูกศรสีเหลืองเพื่อไปยังเอกสารวางบิลขาย (AR Billing Document)

เอกสาร AR Billing Document ที่ถูกทำรับชำระเต็มจำนวน จะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น Closed (ปิด) โดยอัตโนมัติ และเอกสารวางบิลขายจะแสดงยอดคงค้าง (Remaining Amount) ของแต่ละรายการเป็น 0 และยอดคงค้างทั้งหมด (Total Remaining Amount) ท้ายเอกสารวางบิลขายเป็น 0

เอกสาร AR Billing ที่แบ่งรับชำระไปแล้ว สามารถนำไปสร้างเอกสารใบวางบิลใหม่ได้ หน้าจอของเอกสารจะบอกถึง จำนวนเงินทั้งหมดของเอกสาร (Document Amount) ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายคงเหลือ (WHT Amount) จำนวนเงินที่รับชำระไปแล้ว (Applied Amount) จำนวนเงินคงเหลือที่ค้างรับชำระ (Remain Amount) และจำนวนเงินที่จะรับชำระของเอกสารใบวางบิล (Billing Amount)  

โดยสามารถแก้ไขจำนวนเงินที่จะรับชำระในเอกสารการวางบิลได้จาก AR Billing Wizard Step 3